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Gestión de préstamos en la Historia Clínica en soporte papel

analizó el motivo de préstamo, la tardanza de devolución y el porcentaje de extraviadas.

Se analizaron la tardanza en devolución por Servicios pero únicamente aquellos cuyo motivo de petición fue para consultas externas, puesto que los demás préstamos dependen del tiempo de hospitalización o de la duración del estudio y lo que se pretende estudiar es el circuito de préstamo y aquellos servicios que más lo incumplen. En el análisis se incluyó también un estudio segmentado en los tres últimos años donde la estructura organizativa ha cambiado.

El análisis estadístico para comparar variables cuantitativas dicotómicas como el préstamo asistencial y no asistencial, se realizó mediante pruebas de Chi-cuadrado. En el caso de que las frecuencias esperadas fuesen menores a 5 en alguna celda de la tabla de contingencia, se empleó la prueba exacta de Fisher.

La comparación de las medias de variables continuas (medias de tiempos del préstamo) se realizó mediante la prueba de U-Man Witnewy, al comprobar el supuesto de no normalidad para las variables cuantitativas continuas mediante pruebas no paramétricas, k-s 1 muestra –Kolmogorov. En las prueba con distribución de normalidad se utilizó la prueba de t-Student para muestras independientes.

Se realizó un análisis estadístico descriptivo con el software SPSS ver. 15 para Windows adoptando un nivel de significación del 5% en los intervalos de confianza.

Resultados

Los 2775 dosieres estudiados tuvieron un total de 64084 movimientos o préstamos. Ante la distribución de no normalidad estadística (Kolmogorov) se observa una mediana de 16 préstamos por cada paciente o dossier de paciente (p 25;75 = 8;33) habiendo llegado hasta un máximo de 98 movimientos.

Analizando los motivos de petición observamos que la mayoría de las peticiones son para consultas externas, el 83.5% del total de préstamos (53528 préstamos). Seguido de un 6.4% (4124 préstamos) para procesos de Hospitalización. Las peticiones por motivos no asistenciales ascendieron a un 4,1% (2668 préstamos). Las peticiones urgentes son el 1,8% respecto al total de préstamos. Estas cifras se han analizado año tras año observando que apenas han variado a lo largo de los años. Por ejemplo en los años 2010, 2011, 2012 el porcentaje de préstamos no asistenciales fue de 4.5%, 4.6% y 4.6% respectivamente.

Si analizamos la muestra por las Subdirecciones a las que pertenecen, vemos que los Servicios que directamente dependen de Gerencia al ser no asistenciales, lógicamente, sus peticiones son no asistenciales principalmente 81,7%. Los Servicios Centrales, su asistencia no precisa del préstamo del dossier por tratarse de pruebas especiales, radiodiagnósticos, analíticas, etc. también tienen un alto porcentaje de peticiones de estudio, el 62,9%. Los Servicios médicos y quirúrgicos solamente realizan un 3,1% de peticiones para estudios, siendo esta la tónica general en la observación de los datos desglosados en los últimos años.

El motivo de petición de Intervención Ambulatoria, como es lógico por su naturaleza, lo utilizan los Servicios quirúrgicos en un 71,6% para los procedimientos ambulatorios.

En la medición del tiempo que un Servicio tiene la documentación hasta que vuelve al Servicio de Archivos transcurre con una mediana de 7 días (p 25;75 = 6;11).

Tomamos únicamente las historias cuyo préstamo fue inferior a 90 días, puesto que superior a esta cifra se consideran que están extraviadas, aunque muchas luego aparecen. La media del tiempo de préstamo en estas condiciones fue de 10.84 días (desviación estándar 11.28). Si analizamos la diferencia de tiempos en días tomando en consideración la Subdirección perteneciente observamos que existe una diferencia estadísticamente significativa al comparar los tiempos con la prueba de U de Mann-Whitney (p<0,001). Media de Servicios Médicos 11,06 días (desviación estándar 11,29) y Servicios Quirúrgicos 10,64 días (desviación estándar 11,27). Los Servicios que menos tardan en devolver las historias al Servicio de Archivos son los dependientes directos de Gerencia con una media de 4,44 días (desviación estándar 9,72).

Si desglosamos el estudio por Servicios, aquello cuyo motivo de préstamo es para las consultas externas observamos que Cirugía Cardiaca Pediátrica es el Servicio con más demora con 26,35 días (desviación estándar 18,62), seguido del Servicio de Cardiología Pediátrica con una media de 23,33 días (desviación estándar 16,75)

Y los Servicios que menos tardaron fueron los de la consulta de Preanestesia con una media de 7,00 días (desviación estándar 7,08) seguido del Servicio de Dermatología 7,61 días (desviación estándar 7,88).

Si analizamos la muestra en los tres últimos años para ver la misma eficacia del circuito de préstamos observamos que la Unidad de Rodilla perteneciente a Traumatología tiene una media de 6,23 días (desviación estándar 2,68). Sin embargo los que más se demoran son el Servicio de Cardiología Pediátrica con una media de 22,85 días (desviación estándar 14,5)

Si ahora analizamos los motivos de petición para estudios, vemos que el Servicio que más demora produce es el de Neurología con una media de 20,84 días (desviación estándar 22,35). Los Servicios dependientes de la Subdirección de Sistemas de Información como el Servicio de Archivos resuelven sus peticiones en una media de 5,26 días (desviación estándar 11,21)

Se filtramos la muestra por aquellas historias que habían superado los 90 días de préstamo y se clasificaron en encontradas y no encontradas. El 96,2% de todas las historias perdidas fue encontrada en el tiempo. De estas, el 85,3% se encontraron en el rango de 1 año y el 95% a los dos años. De las no encontradas, solamente el 5.3% se encontraba en el rango de 2 años pero cabe destacar que ninguna por ahora había superado ese tiempo.

Conclusiones

De la observación de los datos anteriores sacamos la conclusión que es necesario homogeneizar más los criterios de préstamo. Muchos de ellos los proporciona de manera automática el sistema pero en aquellas peticiones que interviene la persona, falta uniformidad a la hora de plasmar el motivo del préstamo.

Los Servicios que menos tardan en devolver las historias al Servicio de Archivos son aquellos involucrados en la misma Subdirección Gerencia de Sistemas de Información dado que sus directrices proceden de la misma fuente, pero también porque sus motivos de petición son principalmente no asistenciales y una vez consultado el proceso son inmediatamente devueltas.

El análisis detallado por Servicios sirve para mejorar los circuitos y observar aquellos que retienen las historias clínicas. Dado que la mayoría de la actividad asistencial es programada es necesario una buena coordinación de la documentación para que esté siempre a tiempo en el lugar donde se va a realizar la actividad con el paciente. El Servicio de Archivos y Documentación Clínica provee estos dosieres con 72 horas de antelación. Dado que muchos de los pacientes son vistos en varias consultas es necesaria la agilidad de estos circuitos y