Resumen<\/strong><\/p>\n Introducci\u00f3n: Existe referencia de documentaci\u00f3n cl\u00ednica desde el a\u00f1o 1500 a.de C. El Papiro de Ebers, las l\u00e1pidas de Epidauro, las Epidemias de Hip\u00f3crates o las Observationes medicae de Thomas Sydenham, son los materiales precursores de nuestros Archivos de historias. A finales del siglo XX surge la necesidad de crear los Servicios de Archivos y Documentaci\u00f3n Cl\u00ednica. La Historia cl\u00ednica se convierte en el instrumento de trabajo surgiendo todo un mundo legislativo a su alrededor y naciendo los sistemas de informaci\u00f3n para su gesti\u00f3n.<\/p>\n <\/p>\n Gesti\u00f3n de pr\u00e9stamos en la Historia Cl\u00ednica en soporte papel. <\/b><\/p>\n Ramos-L\u00f3pez, J.M.1<\/sup>; Cuch\u00ed Alfaro, M. 2<\/sup><\/p>\n 1. M\u00e9dico de Admisi\u00f3n y Documentaci\u00f3n, Responsable del Servicio de Archivos y Documentaci\u00f3n Cl\u00ednica del Hospital Universitario Ram\u00f3n y Cajal. Madrid<\/p>\n 2. Subdirector Gerente de Sistemas de la Informaci\u00f3n y Gesti\u00f3n de pacientes del Hospital Universitario Ram\u00f3n y Cajal. Madrid<\/p>\n Material y M\u00e9todos: Se realiza un estudio observacional longitudinal sobre los pr\u00e9stamos de las Historias Cl\u00ednicas. Se obtuvieron los datos del sistema de gesti\u00f3n hospitalario HP-HIS (tiempos demora, Servicio y motivo de pr\u00e9stamo). Se trataron como extraviadas las historias que superaban los 90 d\u00edas prestadas a un Servicio, siempre y cuando no fuese una hospitalizaci\u00f3n. Lo an\u00e1lisis transversales tuvieron el fin de evaluar la gesti\u00f3n de los pr\u00e9stamos y su comportamiento.<\/p>\n Resultados: El 83,5% de los pr\u00e9stamos se realiza para consultas externas. El 4,1% fueron pr\u00e9stamos por motivo no asistencial, aunque creciendo en los \u00faltimos a\u00f1os. Los Servicios Centrales sus movimientos principalmente son para estudio (62,9% de su total). Los pr\u00e9stamos tuvieron una duraci\u00f3n observada con la mediana de 7 d\u00edas (p 25;75 = 6;11). Los Servicios que menos tardan en devolver las Historias son los dependientes directos de Gerencia. El 96,2% de las historias extraviadas acaban encontr\u00e1ndose en el tiempo.<\/p>\n Conclusi\u00f3n: El an\u00e1lisis detallado por Servicios sirve para mejorar los circuitos y observar aquellos que retienen las historias cl\u00ednicas. En los Servicios con patolog\u00edas m\u00e1s complejas se demoran m\u00e1s la devoluci\u00f3n de los dosieres. El control de inventario y la limpieza de los mini-archivos departamentales contribuye a la aparici\u00f3n de las historias cl\u00ednicas. El conocimiento de los motivos del pr\u00e9stamo ayuda a distribuir las cargas de trabajo y los recursos humanos empleados. A mayor trazabilidad de los registros no automatizados, mayor confianza en la centralizaci\u00f3n de la Historia Cl\u00ednica.<\/p>\n Palabras clave: Historia Cl\u00ednica; Archivos de historias cl\u00ednicas; Documentaci\u00f3n; organizaci\u00f3n y administraci\u00f3n; Gesti\u00f3n de la Informaci\u00f3n<\/p>\n Title<\/p>\n Lending management of Medical Records on paper<\/p>\n Abstract<\/p>\n Introduction: There are references of clinical documentation since 1500 B.C. The Ebers Papyrus, the tombstones of Epidaurus, the Epidemics of Hippocrates or Medicae Observationes of Thomas Sydenham, are the precursors materials medical records from our Archives. At the end of twentieth century was a requirement to create the Department of Archives and Documentation Clinic. The medical record becomes the instrument working and a world of legislature born around it. Also were necessary information systems for management medical records.<\/p>\n Material and methods: We performed a longitudinal observational study of lending of Medical Record. Data were obtained from hospital management system HP-HIS (time delay, Department and reason for lending). The missing stories were when exceeded 90 days lent to a Department, but there wasn\u2019t a hospitalization. The cross-sectional study was to management of lending and their behavior.<\/p>\n Results: The 83.5% of the lending were made \u200b\u200bto outpatient. The lending were 4.1% non-medical reason, and growing in recent years. Central Department has mainly movements to study (62.9% of total). Lending was observed with a median of 7 days (p 25, 75 = 6, 11). The Department those are faster to return paper medical record depends directly of Hospital Director. The 96.2% of the stories lost was found in time.<\/p>\n Conclusion: The detailed analysis improves services circuits and evinces who hold the medical records. In the Department with complex pathologies return longer the dossiers. Inventory control and cleaning of Departmental Archives contributes to find clinical records. Knowledge of the reasons of the lending helps to distribute workloads and human resources. A greater traceability of non-automated medical records, give more confidence in the centralization of the medical records.<\/p>\n Key words: Medical Record; Medical record file; Documentation; organization and administration; Information Management<\/p>\n Introducci\u00f3n<\/strong><\/p>\n El Papiro Ebers es uno de los m\u00e1s antiguos tratados m\u00e9dicos conocidos del Antiguo Egipto (cerca del a\u00f1o 1500 a. de C.). Descubierto entre los restos de una momia en la tumba de Assasif, por Edwin Smith en 1862, fue comprado a continuaci\u00f3n por el egipt\u00f3logo alem\u00e1n Georg Ebers, al que debe su nombre y su traducci\u00f3n. Sorprende por sus detalladas descripciones y prescripciones quir\u00fargicas. Consiste en la exposici\u00f3n de cuarenta y ocho casos ordenados de la cabeza a los pies. La estructura de cada uno es la misma: un t\u00edtulo que contiene el s\u00edntoma principal, la exploraci\u00f3n o examen, el diagn\u00f3stico, el tratamiento y, por \u00faltimo, el pron\u00f3stico (1).<\/p>\n Otra documentaci\u00f3n referente en la documentaci\u00f3n cl\u00ednica son los primeros escritos de la Antigua Grecia, donde figuran el nombre del paciente y el mal que padec\u00eda. Se escribieron en las l\u00e1pidas del templo de Epidauro hacia el a\u00f1o 419 a. de C. (2).<\/p>\n La Historia Cl\u00ednica, como tal, naci\u00f3 gracias a Hip\u00f3crates en los a\u00f1os 410 antes de Cristo, teniendo como fin el reflejo del estado de salud del paciente y sus familiares (3). En su libro \u00abLas Epidemias I y III\u00bb, basa la pr\u00e1ctica m\u00e9dica en la descripci\u00f3n sistem\u00e1tica y ordenada de las enfermedades, y la simplificaci\u00f3n de las causas de las mismas. Relata los s\u00edntomas de una enfermedad, sus causas, su naturaleza y, su decurso (la historia natural de la enfermedad).<\/p>\n En estos libros describe la Historia Cl\u00ednica con la identificaci\u00f3n del paciente con nombre lugar, ambiente o constituci\u00f3n, denominada Katastasis. La descripci\u00f3n de las enfermedades se lleva a cabo mediante agrupaci\u00f3n de casos que tienen una com\u00fan signo (semion o punto de vista m\u00e9dico) (4). Las Historias acaban con un relato de su purificaci\u00f3n (catarsis) o su muerte no violenta (th\u00e1natos), pero siempre identificando al m\u00e9dico que asiste al paciente.<\/p>\n Otra caracter\u00edstica importante de la historia cl\u00ednica hipocr\u00e1tica es que cuenta con una estructura ordenada similar al modelo de anamnesis vigente y con una numeraci\u00f3n ordinal del enfermo dentro del grupo, el equivalente a nuestro actual n\u00famero de historia cl\u00ednica.<\/p>\n <\/p>\n En la edad media aparece el \u201cConsilium\u201d como documento escrito con varios apartados. El t\u00edtulo o \u201cep\u00edgrafe\u201d que nombre el proceso morboso. La \u201cPrimera Sectio\u201d con el nombre de la persona los s\u00edntomas sin distinguir el momento de aparici\u00f3n. La \u201cSegunda Sectio\u201d con la etiolog\u00eda, fisiolog\u00eda, patogenia y la acci\u00f3n terap\u00e9utica. En ello empieza a describirse lo actualmente denominamos como diagn\u00f3stico diferencial.<\/p>\n Otro precursor de la Historia Cl\u00ednica tal y como la conocemos hoy, es Thomas Sydenham o tambi\u00e9n llamado el Hip\u00f3crates Ingles. Plasm\u00f3 toda su experiencia cl\u00ednica en su libro \u201cObservationes medicae\u201d, publicado en 1676. En la introducci\u00f3n present\u00f3 un programa para describir las enfermedades de forma gr\u00e1fica y natural. Esta obra, que no era muy sistem\u00e1tica. Fue un texto est\u00e1ndar y cl\u00e1sico durante mucho tiempo, debido a la detallada descripci\u00f3n de los s\u00edntomas y signos (5).<\/p>\n En 1960 el Doctor Lawrence Weed desarroll\u00f3 un modelo de historia cl\u00ednica que reflejaba aquellos eventos relacionados con los cuidados de los pacientes, que hasta el momento no hab\u00edan sido tomados en cuenta porque no eran diagn\u00f3sticos m\u00e9dicos, naciendo as\u00ed la historia orientada a problemas, concebida para posibilitar su informatizaci\u00f3n (6). En su estructura original esta historia estaba compuesta de cinco partes: la Base de Datos del paciente, la Lista de Problemas, un Plan Inicial de Acci\u00f3n (suprimida luego por el Dr. Rakel), Notas de Evoluci\u00f3n para cada problema consignado y Hojas de Flujo donde se registraban los resultados de ex\u00e1menes complementarios y la medicaci\u00f3n prescrita (7).<\/p>\n El cambio radical de la Historia Cl\u00ednica surge a mediados del siglo XX cuando en la documentaci\u00f3n que compone la historia del paciente se incluyen los informes de pruebas especiales, los registros de Enfermer\u00eda y la prescripci\u00f3n farmacol\u00f3gica aprobada por la Ley del Medicamento de 1990. Consecuencia de todo esto es necesaria la creaci\u00f3n de los Servicios de Documentaci\u00f3n Cl\u00ednica en los Hospitales a mediados del siglo pasado.<\/p>\n En el comienzo del siglo XX los Hermanos Mayo llegan a acumular un mill\u00f3n de expedientes sobre sus pacientes en su Cl\u00ednica St. Mary\u2019s con la ayuda de Henry Plummer (8), pasando a ser el elemento fundamental de trabajo en la pr\u00e1ctica cl\u00ednica.<\/p>\n En las \u00faltimas d\u00e9cadas de siglo XX y todo lo que llevamos de este siglo, existe un boom legislativo para regular contenidos, confidencialidad, autonom\u00eda del paciente en materia de informaci\u00f3n y documentaci\u00f3n que exige a los Hospitales la necesidad de personal cualificado para el desempe\u00f1o de estas funciones. Es entonces cuando el M\u00e9dico de Admisi\u00f3n y Documentaci\u00f3n adquiere un papel importante para mantener el orden en este inmenso y complejo mundo de la documentaci\u00f3n cl\u00ednica.<\/p>\n Desde entonces la actividad asistencial de un sistema sanitario est\u00e1 basada en un sistema de informaci\u00f3n con trascendencia desde el punto de vista legal, \u00e9tico, cl\u00ednico, asistencial y epidemiol\u00f3gico (9). Esta historia se identifica de manera \u00fanica, siendo el fruto de la relaci\u00f3n m\u00e9dico \u2013 paciente.<\/p>\n En nuestros d\u00edas existe un paso m\u00e1s all\u00e1 del reflejo de la actividad cl\u00ednica en un documento. Es necesaria una gesti\u00f3n de la actividad que genera ese documento y una disponibilidad acorde con la citaci\u00f3n, procesos y presencia del paciente en los centros asistenciales, tanto de Atenci\u00f3n Primaria como de Atenci\u00f3n Especializada. El acceso universal est\u00e1 subsanado con la historia cl\u00ednica electr\u00f3nica y sus est\u00e1ndares de interoperabilidad, pero en los sistemas no automatizados e historias en papel, esta gesti\u00f3n, implica un mecanismo de pr\u00e9stamos, custodias y devoluciones, sincronizado a la perfecci\u00f3n.<\/p>\n En los \u00faltimos a\u00f1os la Historia Cl\u00ednica evoluciona hacia la Historia cl\u00ednica personal de salud que plantea tanto el acceso a los pacientes, como a los profesionales, con informaci\u00f3n de su asistencia como de la citaci\u00f3n en las agendas (10). Esto plantea un gran reto para acompa\u00f1ar la documentaci\u00f3n en soporte papel con estos fines.<\/p>\n Por ello en este art\u00edculo haremos un estudio observacional sobre los pr\u00e9stamos en un Hospital Universitario de categor\u00eda I (grandes Hospitales).<\/p>\n Material y M\u00e9todos<\/strong><\/p>\n Los datos se obtuvieron del sistema de informaci\u00f3n de HP-HIS Gesti\u00f3n de Pacientes cuya base de datos est\u00e1 en Informix. Dada la limitaci\u00f3n de acceso a las tablas por motivos de seguridad, los datos se obtuvieron mediante la propiedad de intercambio de datos del emulador (nombre comercial Powerterm) que permite pasar los datos de HP-HIS a Excel sin tener que realizar descargas a nivel de tablas. Gracias a este mecanismo pudimos obtener los d\u00edas de demora, cruzar datos sobre la naturaleza del Servicio (m\u00e9dicos, quir\u00fargicos y servicios centrales). La \u00fanica limitaci\u00f3n de este sistema es que permite registrar un m\u00e1ximo de 65000 registros, no obstante la muestra fue estad\u00edsticamente significativa.<\/p>\n Se eliminaron los registros coincidentes en el tiempo de una misma historia cl\u00ednica, fruto de la fusi\u00f3n de dosieres.<\/p>\n Seg\u00fan el manual de uso de la Historia Cl\u00ednica del Hospital consideramos un Historia extraviada aquella que lleva m\u00e1s de 90 d\u00edas en un mismo Servicio y sin volver al Servicio de Archivos, contemplando que no est\u00e9 hospitalizado durante ese periodo. Se puso como fecha de corte del estudio al 01\/04\/2013 y observando los registros desde 1998. Aquellos pr\u00e9stamos que tardaban m\u00e1s de 90 d\u00edas pero luego se encontraron no se consideraron como extraviadas. Los motivos por los cuales aparecieron fueron debidos a la revisi\u00f3n sistem\u00e1tica del Servicio de Archivos o bien a la limpieza de los peque\u00f1os archivos departamentales.<\/p>\n Se agruparon aquellas historias que hab\u00edan superado este periodo para ver cual hab\u00edan sido los tramos que tardaban en encontrarse y evaluar sus causas.<\/p>\n Los datos registrados fueron las fechas de pr\u00e9stamo y devoluci\u00f3n que nos sirvieron para calcular los d\u00edas de demora, el motivo del pr\u00e9stamo, al Servicio que se le prest\u00f3 y su dependencia de la Subdirecci\u00f3n (m\u00e9dica, quir\u00fargica, servicios centrales o dependientes de Gerencia).<\/p>\n Los motivos del pr\u00e9stamo se estudiaron en funci\u00f3n de los a\u00f1os puesto que con el tiempo se han utilizado criterios uniformes de codificaci\u00f3n para reflejar el estado. Las necesidades del Servicio y reordenaci\u00f3n de circuitos de pr\u00e9stamo han hecho que en los \u00faltimos a\u00f1os principalmente se utilicen 4 tipos: Hospitalizaci\u00f3n, Consultas externas, Cirug\u00edas y procedimientos ambulatorios, estudio tanto con dobles vol\u00famenes como estudio con el primer volumen asistencial. El resto de los motivos aunque los sistemas de informaci\u00f3n lo permitan no se utilizan. Como las medidas de sostenibilidad del Sistema Nacional de Salud han sido de reciente implantaci\u00f3n la segmentaci\u00f3n del estudio se hizo a\u00f1o a a\u00f1o para reflejar con una mayor exactitud la situaci\u00f3n actual.<\/p>\n El l\u00edmite de 2775 dosieres estudiados fue impuesto por la limitaci\u00f3n de Excel y los movimientos que tuvieron cada uno alcanzando los 65500 en su totalidad. Estos movimientos son los registrados desde la creaci\u00f3n del dossier habiendo sido en algunos casos desde el a\u00f1o 1998.<\/p>\n En funci\u00f3n del \u00e1rea de la Direcci\u00f3n correspondiente (medica, quir\u00fargica, etc) se <\/p>\n <\/p>\n analiz\u00f3 el motivo de pr\u00e9stamo, la tardanza de devoluci\u00f3n y el porcentaje de extraviadas.<\/p>\n Se analizaron la tardanza en devoluci\u00f3n por Servicios pero \u00fanicamente aquellos cuyo motivo de petici\u00f3n fue para consultas externas, puesto que los dem\u00e1s pr\u00e9stamos dependen del tiempo de hospitalizaci\u00f3n o de la duraci\u00f3n del estudio y lo que se pretende estudiar es el circuito de pr\u00e9stamo y aquellos servicios que m\u00e1s lo incumplen. En el an\u00e1lisis se incluy\u00f3 tambi\u00e9n un estudio segmentado en los tres \u00faltimos a\u00f1os donde la estructura organizativa ha cambiado.<\/p>\n El an\u00e1lisis estad\u00edstico para comparar variables cuantitativas dicot\u00f3micas como el pr\u00e9stamo asistencial y no asistencial, se realiz\u00f3 mediante pruebas de Chi-cuadrado. En el caso de que las frecuencias esperadas fuesen menores a 5 en alguna celda de la tabla de contingencia, se emple\u00f3 la prueba exacta de Fisher.<\/p>\n La comparaci\u00f3n de las medias de variables continuas (medias de tiempos del pr\u00e9stamo) se realiz\u00f3 mediante la prueba de U-Man Witnewy, al comprobar el supuesto de no normalidad para las variables cuantitativas continuas mediante pruebas no param\u00e9tricas, k-s 1 muestra \u2013Kolmogorov. En las prueba con distribuci\u00f3n de normalidad se utiliz\u00f3 la prueba de t-Student para muestras independientes.<\/p>\n Se realiz\u00f3 un an\u00e1lisis estad\u00edstico descriptivo con el software SPSS ver. 15 para Windows adoptando un nivel de significaci\u00f3n del 5% en los intervalos de confianza.<\/p>\n Resultados<\/strong><\/p>\n Los 2775 dosieres estudiados tuvieron un total de 64084 movimientos o pr\u00e9stamos. Ante la distribuci\u00f3n de no normalidad estad\u00edstica (Kolmogorov) se observa una mediana de 16 pr\u00e9stamos por cada paciente o dossier de paciente (p 25;75 = 8;33) habiendo llegado hasta un m\u00e1ximo de 98 movimientos.<\/p>\n Analizando los motivos de petici\u00f3n observamos que la mayor\u00eda de las peticiones son para consultas externas, el 83.5% del total de pr\u00e9stamos (53528 pr\u00e9stamos). Seguido de un 6.4% (4124 pr\u00e9stamos) para procesos de Hospitalizaci\u00f3n. Las peticiones por motivos no asistenciales ascendieron a un 4,1% (2668 pr\u00e9stamos). Las peticiones urgentes son el 1,8% respecto al total de pr\u00e9stamos. Estas cifras se han analizado a\u00f1o tras a\u00f1o observando que apenas han variado a lo largo de los a\u00f1os. Por ejemplo en los a\u00f1os 2010, 2011, 2012 el porcentaje de pr\u00e9stamos no asistenciales fue de 4.5%, 4.6% y 4.6% respectivamente.<\/p>\n Si analizamos la muestra por las Subdirecciones a las que pertenecen, vemos que los Servicios que directamente dependen de Gerencia al ser no asistenciales, l\u00f3gicamente, sus peticiones son no asistenciales principalmente 81,7%. Los Servicios Centrales, su asistencia no precisa del pr\u00e9stamo del dossier por tratarse de pruebas especiales, radiodiagn\u00f3sticos, anal\u00edticas, etc. tambi\u00e9n tienen un alto porcentaje de peticiones de estudio, el 62,9%. Los Servicios m\u00e9dicos y quir\u00fargicos solamente realizan un 3,1% de peticiones para estudios, siendo esta la t\u00f3nica general en la observaci\u00f3n de los datos desglosados en los \u00faltimos a\u00f1os.<\/p>\n El motivo de petici\u00f3n de Intervenci\u00f3n Ambulatoria, como es l\u00f3gico por su naturaleza, lo utilizan los Servicios quir\u00fargicos en un 71,6% para los procedimientos ambulatorios.<\/p>\n En la medici\u00f3n del tiempo que un Servicio tiene la documentaci\u00f3n hasta que vuelve al Servicio de Archivos transcurre con una mediana de 7 d\u00edas (p 25;75 = 6;11).<\/p>\n Tomamos \u00fanicamente las historias cuyo pr\u00e9stamo fue inferior a 90 d\u00edas, puesto que superior a esta cifra se consideran que est\u00e1n extraviadas, aunque muchas luego aparecen. La media del tiempo de pr\u00e9stamo en estas condiciones fue de 10.84 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 11.28). Si analizamos la diferencia de tiempos en d\u00edas tomando en consideraci\u00f3n la Subdirecci\u00f3n perteneciente observamos que existe una diferencia estad\u00edsticamente significativa al comparar los tiempos con la prueba de U de Mann-Whitney (p<0,001). Media de Servicios M\u00e9dicos 11,06 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 11,29) y Servicios Quir\u00fargicos 10,64 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 11,27). Los Servicios que menos tardan en devolver las historias al Servicio de Archivos son los dependientes directos de Gerencia con una media de 4,44 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 9,72).<\/p>\n Si desglosamos el estudio por Servicios, aquello cuyo motivo de pr\u00e9stamo es para las consultas externas observamos que Cirug\u00eda Cardiaca Pedi\u00e1trica es el Servicio con m\u00e1s demora con 26,35 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 18,62), seguido del Servicio de Cardiolog\u00eda Pedi\u00e1trica con una media de 23,33 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 16,75)<\/p>\n Y los Servicios que menos tardaron fueron los de la consulta de Preanestesia con una media de 7,00 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 7,08) seguido del Servicio de Dermatolog\u00eda 7,61 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 7,88).<\/p>\n Si analizamos la muestra en los tres \u00faltimos a\u00f1os para ver la misma eficacia del circuito de pr\u00e9stamos observamos que la Unidad de Rodilla perteneciente a Traumatolog\u00eda tiene una media de 6,23 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 2,68). Sin embargo los que m\u00e1s se demoran son el Servicio de Cardiolog\u00eda Pedi\u00e1trica con una media de 22,85 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 14,5)<\/p>\n Si ahora analizamos los motivos de petici\u00f3n para estudios, vemos que el Servicio que m\u00e1s demora produce es el de Neurolog\u00eda con una media de 20,84 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 22,35). Los Servicios dependientes de la Subdirecci\u00f3n de Sistemas de Informaci\u00f3n como el Servicio de Archivos resuelven sus peticiones en una media de 5,26 d\u00edas (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 11,21)<\/p>\n Se filtramos la muestra por aquellas historias que hab\u00edan superado los 90 d\u00edas de pr\u00e9stamo y se clasificaron en encontradas y no encontradas. El 96,2% de todas las historias perdidas fue encontrada en el tiempo. De estas, el 85,3% se encontraron en el rango de 1 a\u00f1o y el 95% a los dos a\u00f1os. De las no encontradas, solamente el 5.3% se encontraba en el rango de 2 a\u00f1os pero cabe destacar que ninguna por ahora hab\u00eda superado ese tiempo.<\/p>\n Conclusiones<\/strong><\/p>\n De la observaci\u00f3n de los datos anteriores sacamos la conclusi\u00f3n que es necesario homogeneizar m\u00e1s los criterios de pr\u00e9stamo. Muchos de ellos los proporciona de manera autom\u00e1tica el sistema pero en aquellas peticiones que interviene la persona, falta uniformidad a la hora de plasmar el motivo del pr\u00e9stamo.<\/p>\n Los Servicios que menos tardan en devolver las historias al Servicio de Archivos son aquellos involucrados en la misma Subdirecci\u00f3n Gerencia de Sistemas de Informaci\u00f3n dado que sus directrices proceden de la misma fuente, pero tambi\u00e9n porque sus motivos de petici\u00f3n son principalmente no asistenciales y una vez consultado el proceso son inmediatamente devueltas.<\/p>\n El an\u00e1lisis detallado por Servicios sirve para mejorar los circuitos y observar aquellos que retienen las historias cl\u00ednicas. Dado que la mayor\u00eda de la actividad asistencial es programada es necesario una buena coordinaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n para que est\u00e9 siempre a tiempo en el lugar donde se va a realizar la actividad con el paciente. El Servicio de Archivos y Documentaci\u00f3n Cl\u00ednica provee estos dosieres con 72 horas de antelaci\u00f3n. Dado que muchos de los pacientes son vistos en varias consultas es necesaria la agilidad de estos circuitos y <\/p>\n <\/p>\n su devoluci\u00f3n a tiempo al Servicio de Archivos antes de su pr\u00f3xima consulta.<\/p>\n En los motivos no asistenciales vemos que la complejidad de la patolog\u00eda pudiera ser un motivo para la tardanza en la devoluci\u00f3n de los dosieres, pero para ello ser\u00eda necesario cruzar los datos con los c\u00f3digos GRD y no todos los pacientes han sido hospitalizados, por lo que dificulta el estudio. Por lo tanto se recomienda la realizaci\u00f3n de la petici\u00f3n de pr\u00e9stamo en el momento de trabajar con los dosieres y no hacer los pr\u00e9stamos acumulando mini-archivos que no se van a procesar inmediatamente.<\/p>\n Aunque hay un porcentaje significativo de historias que han superado el rango de d\u00edas para considerarlas extraviadas, se ha demostrado que con el tiempo pr\u00e1cticamente acaban apareciendo. Esto es debido a la limpieza de los Servicios que almacenan estas historias, puesto que en el Servicio de Archivos se realiza una b\u00fasqueda especial sistem\u00e1ticamente cuando dicha documentaci\u00f3n entra en el criterio de extraviada.<\/p>\n El conocimiento de la carga de trabajo en funci\u00f3n de los motivos de pr\u00e9stamo nos ense\u00f1a a dimensionar los recursos humanos destinados a cada funci\u00f3n. El grueso del personal tiene que dedicarse a las consultas externas, que superan en n\u00famero el resto de motivos de pr\u00e9stamo de dossier.<\/p>\n La problem\u00e1tica asociada al soporte tradicional (el papel) de las historias cl\u00ednicas es la falta de integraci\u00f3n y disponibilidad entre los niveles asistenciales y entre los distintos Servicios m\u00e9dico quir\u00fargicos que precisan de esta documentaci\u00f3n. Esta disminuci\u00f3n de accesibilidad, aumenta la fragmentaci\u00f3n y duplicidad tanto de los Archivos locales as\u00ed como de la documentaci\u00f3n generada (6).<\/p>\n Estas parcelas en el flujo del soporte papel contribuye al aumento de la probabilidad de extrav\u00edo as\u00ed como del archivado parcial o err\u00f3neo. Su repercusi\u00f3n no s\u00f3lo es en el factor humano de todo el circuito de custodia y conservaci\u00f3n, sino que incrementa el consumo de espacios hospitalarios destinados a la misma funci\u00f3n.<\/p>\n La seguridad de los pacientes y la calidad de atenci\u00f3n son mejoradas con la implementaci\u00f3n de sistemas de informaci\u00f3n tales como la Historia cl\u00ednica electr\u00f3nica y los sistemas de informaci\u00f3n que gestionan los movimientos de la historia cl\u00ednica en soporte papel (11). Por esto es de car\u00e1cter obligatorio que todo pr\u00e9stamo de dossier hospitalario tenga reflejado un facultativo destinatario que sea responsable tanto de la asistencia de este paciente como de su documentaci\u00f3n.<\/p>\n Los sistemas de informaci\u00f3n y gesti\u00f3n de historias cl\u00ednicas deben contemplar procesos como la identificaci\u00f3n un\u00edvoca de la Historia tanto a nivel local, sistemas de fusi\u00f3n de numeraci\u00f3n duplicada, asignaci\u00f3n de n\u00fameros definitivos a los procesos con identificaci\u00f3n provisional, con el fin de evitar trazabilidades abiertas y procesos de seguimiento que apunten a dos dosieres de un mismo paciente.<\/p>\n Aunque la ley 41\/2002 responsabiliza a la Direcci\u00f3n del Centro de la custodia de las historias cl\u00ednicas, la gesti\u00f3n de las mismas se realizara a trav\u00e9s de los Servicios de Admisi\u00f3n y Documentaci\u00f3n (12). La formaci\u00f3n de sus empleados y protocolizaci\u00f3n de sus procesos debe ser uno de los principios b\u00e1sicos de este Servicio.<\/p>\n Una buena gesti\u00f3n del seguimiento de pr\u00e9stamos de las Historias cl\u00ednicas en soporte papel, mejora el temor de seguridad de la Historia cl\u00ednica frente a los registros electr\u00f3nicos (13). En cuanto m\u00e1s minuciosa sea la trazabilidad de flujo de la historia en el Centro m\u00e1s confianza en la centralizaci\u00f3n de la misma, minimizando la creaci\u00f3n de registros departamentales.<\/p>\n Bibliograf\u00eda<\/strong><\/p>\n 1.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 El papiro de Edwin Smith http:\/\/historiadelamedicina.org 2008 [Accessed 03\/05\/2013].<\/p>\n 2.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Formbella Posada MJ, Cereijo Quinteiro MJ. Historia de la historia cl\u00ednica. 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