{"id":66750,"date":"2012-09-26T16:14:29","date_gmt":"2012-09-26T14:14:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.revista-portalesmedicos.com\/revista-medica\/?p=66750"},"modified":"2022-03-25T11:18:45","modified_gmt":"2022-03-25T10:18:45","slug":"prioridades-en-la-auditoria-de-calidad-de-un-archivo-de-historias-clinicas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.revista-portalesmedicos.com\/revista-medica\/prioridades-en-la-auditoria-de-calidad-de-un-archivo-de-historias-clinicas\/","title":{"rendered":"Prioridades en la auditor\u00eda de calidad de un Archivo de Historias Cl\u00ednicas"},"content":{"rendered":"

Prioridades en la auditor\u00eda de calidad de un Archivo de Historias Cl\u00ednicas<\/strong><\/span><\/p>\n

La eficiencia es una de las estrategias actuales de la pol\u00edtica sanitaria donde los ajustes obligan a innovar para rentabilizar los recursos existentes. Adem\u00e1s es una exigencia de los pacientes que depositan el cuidado de su salud en nuestras instituciones.<\/span><\/p>\n

Juan Manuel Ramos-L\u00f3pez (1); Miguel Cuch\u00ed Alfaro (2)<\/span><\/p>\n

1. M\u00e9dico de Admisi\u00f3n y Documentaci\u00f3n del Servicio Admisi\u00f3n del Hospital Universitario Ram\u00f3n y Cajal
\n2. Subdirector Gerente de Sistemas de la Informaci\u00f3n y Gesti\u00f3n de pacientes del Hospital Universitario Ram\u00f3n y Cajal<\/p>\n

Hospital Ram\u00f3n y Cajal. Madrid<\/p>\n

Resumen<\/p>\n

Introducci\u00f3n: La calidad y excelencia forma parte de los valores del Hospital. Afecta a la documentaci\u00f3n cl\u00ednica cuya responsabilidad final es competencia del Servicio de Archivos. Es necesario delimitar indicadores m\u00e9tricos cuantitativos y cualitativos, que permitan observar las deficiencias. Mediante esta auditor\u00eda interna acometeremos medidas correctoras para dar un soporte de Excelencia.<\/p>\n

M\u00e9todos: La auditor\u00eda interna se plasm\u00f3 en un formulario para llevar una metodolog\u00eda de revisi\u00f3n. Se estructur\u00f3 en tres partes: Una donde se reflejaba el inventar\u00edo de Historias y sus diversas condiciones de ubicaci\u00f3n, vac\u00edas o dobles vol\u00famenes. Otra parte donde se anotaban las acciones de mantenimiento como reparaciones, expurgo, etc. Y una \u00faltima que indicaba las incidencias encontradas de errores de archivado y de estado en los sistemas de informaci\u00f3n.<\/p>\n

Resultados: El Hospital atiende anualmente a 552.559 ciudadanos, con 34866 hospitalizaciones, 38.053 actuaciones en hospital de d\u00eda y 1.006.313 consultas externas. El 51,21% de sus Historias son activas (movimientos en los dos \u00faltimos a\u00f1os). El 3,49% son dossieres que precisan un segundo volumen. El error m\u00e1s frecuente es \u201cmal archivada\u201d (0,21% del total de numeraci\u00f3n activa). El error menos frecuente es \u201cdossier mal creado\u201d (0,007%) no guardando relaci\u00f3n entre las distintas personas (p=0.595 Kruskal-Wallis). El resto de los errores son dependientes de la persona y del tiempo trabajado en el Servicio.<\/p>\n

Conclusiones: Algunos de los valores registrados en el formulario no aportan informaci\u00f3n pero han servido para llevar una metodolog\u00eda uniforme de trabajo. La cantidad de historias para pasivizar depende del trabajador y su acci\u00f3n continua en el tiempo. Los errores de archivado o el reflejo del estado dependen del tiempo trabajado en el Servicio, lo que recomienda la no renovaci\u00f3n cont\u00ednua del personal. En los indicadores de errores, el tiempo \u00f3ptimo para realizar una revisi\u00f3n debe ser semestral.<\/p>\n

Palabras clave: Historia Cl\u00ednica; Archivos de historias cl\u00ednicas; Programa de Calidad; Documentaci\u00f3n; organizaci\u00f3n y administraci\u00f3n; Gesti\u00f3n de la Informaci\u00f3n<\/p>\n

Title: Priorities in the quality audit of Medical Records.<\/p>\n

Abstract
\nIntroduction: The quality and excellence is part of the values of the Hospital. It impact at clinical documentation whose ultimate responsibility is for the Archives Service. It is necessary to define quantitative metrics and qualitative indicators, which allow observe deficiencies. Through this internal audit will make corrective measures to give support Excellence.<\/p>\n

Methods: Internal auditing was done in a form to have a methodological review. It was structured in three parts: One which reflected the inventory of documentation and their conditions of location, empty or double volumes. Another part where actions were recorded as repairs maintenance, expurgation, etc. And last one, incidents encountered indicating if error was on archived or status at information systems.<\/p>\n

Results: The hospital take care 552,559 people annually, with 34,866 hospitalizations, 38,053 actions in hospital day and outpatient 1,006,313. The 51.21% of this Medical Records are active (movements in the last two years). 3.49% are dossiers that require a second volume. The most common error is \u00abmisfiled\u00bb (0.21% of total active numbering). The less common mistake is \u00abwrong created dossier\u00bb (0.007%) not keeping relation between different persons (p = 0.595 Kruskal-Wallis). The rest of the errors are dependent on the person and the time worked in the Service.<\/p>\n

Conclusions: Some of the records on the form do not provide information but was a uniform methodology work. The amount of Documentation to passivate dependent worker and their action continuous on time. Misfiled errors or reflection of the state depend on the time worked in the Service, which recommended the non-renewal continually of workers. In error indicators, the optimal time for a review must be each six month.<\/p>\n

Keywords: Medial Record; Medical record file; Quality program; Documentation; organization and administration; Information Management<\/p>\n

Introducci\u00f3n<\/p>\n

La eficiencia es una de las estrategias actuales de la pol\u00edtica sanitaria donde los ajustes obligan a innovar para rentabilizar los recursos existentes. Adem\u00e1s es una exigencia de los pacientes que depositan el cuidado de su salud en nuestras instituciones.<\/p>\n

La Historia Cl\u00ednica es la herramienta fundamental donde el profesional plasma los hallazgos y actos m\u00e9dicos realizados a los pacientes (1). Es cierto que toda la organizaci\u00f3n gira entorno al paciente, pero tambi\u00e9n podemos asegurar que la Documentaci\u00f3n Cl\u00ednica le acompa\u00f1a siempre en estrecha relaci\u00f3n durante toda su estancia en el Centro.<\/p>\n

La importancia de documentaci\u00f3n contenida en la Historia Cl\u00ednica tiene una doble naturaleza: una jur\u00eddica que engendra derechos y obligaciones tanto para el paciente como para los profesionales de la salud y otra naturaleza administrativa como documentos testimonial, aut\u00e9ntico, objetivo y por tanto, ver\u00eddico o fehaciente (2). Es una documentaci\u00f3n \u00fanica e irrepetible producida de forma natural a trav\u00e9s del trabajo de la asistencia sanitaria. Tiene un car\u00e1cter seriado temporal y se relaciona con los documentos que le anteceden y le siguen. Es necesario que los documentos formen parte del conjunto y as\u00ed tener su valor cient\u00edfico-asistencial completo, aunque se difiera en la naturaleza de su soporte.<\/p>\n

La calidad y excelencia forman parte habitual de los valores y la misi\u00f3n del Hospital, por lo tanto su alcance tambi\u00e9n compete a la Historia Cl\u00ednica con el correspondiente Servicio de Archivos y Documentaci\u00f3n cl\u00ednica. Aunque la finalidad es de alcanzar la calidad total de servicio existen dos v\u00edas para abordarla: una, basada en el modelo de normas ISO que exige sensibilizaci\u00f3n, formaci\u00f3n, dise\u00f1o y evaluaci\u00f3n. Y otro modelo, EFQM, basado en el reconocimiento de la excelencia basado en resultados, enfoque, despliegue, evaluaci\u00f3n y revisi\u00f3n (3).<\/p>\n

Ambos no son incompatibles, de hecho muchas instituciones adoptan un modelo basado en el reconocimiento de la excelencia y con posterioridad, implementan un modelo de certificaci\u00f3n o viceversa. Esto repercutir\u00e1 sobre las competencias y desarrollo profesional del personal, as\u00ed como su grado de motivaci\u00f3n y satisfacci\u00f3n.<\/p>\n

La gesti\u00f3n de calidad de la Historia Cl\u00ednica es competencia directa del Servicio de Archivos y Documentaci\u00f3n Cl\u00ednica que debe velar en todo momento por la conservaci\u00f3n y disponibilidad de los dossieres que contienen la documentaci\u00f3n. Este modelo de calidad est\u00e1 muy arraigado en la mentalidad Directiva que apoya incondicionalmente una asistencia de Excelencia del paciente. Son muchos los Servicios Hospitalarios certificados en la norma ISO 9001:2008 con su metodolog\u00eda de trabajo.<\/p>\n

Las normativas ISO sobre la calidad convierten a los trabajadores en generadores, procesadores y usuarios de informaci\u00f3n (4). Los convierte en responsables del tratamiento y organizaci\u00f3n de todo lo relacionado con la documentaci\u00f3n cl\u00ednica. En Espa\u00f1a es tan grande el impacto de esta norma que ocupa el cuarto lugar en n\u00famero de certificaciones tras Jap\u00f3n, Italia y China (5).<\/p>\n

Afortunadamente las normas ISO en gesti\u00f3n de calidad est\u00e1n calando en nuestra mentalidad de trabajo y transforman a la documentaci\u00f3n en el factor clave para la consecuci\u00f3n de los objetivos.<\/p>\n

Estos objetivos deben contribuir a disminuir los problemas a la hora de servir las Historias Cl\u00ednicas. Para ello es necesario realizar una auditor\u00eda del Servicio, identificando los posibles problemas para conseguir que estos desaparezcan.<\/p>\n

A esta calidad tambi\u00e9n se contribuye con la prevenci\u00f3n en la conservaci\u00f3n de los documentos. Es responsabilidad de las altas instancias gestoras del centro (6), pero debe ser una preocupaci\u00f3n leg\u00edtima de todos los miembros de la plantilla, sea cual sea su nivel. Es necesaria una conservaci\u00f3n preventiva con medidas que eviten las p\u00e9rdidas y da\u00f1os por el uso.<\/p>\n

Otra cosa es la calidad intr\u00ednseca de la informaci\u00f3n contenida en la Historia por cuya funci\u00f3n vela la Comisi\u00f3n de Historias Cl\u00ednicas. Como cualquier disciplina en la que intervienen diversos colectivos de profesionales, cada uno aporta su granito al contenido de calidad, bien sea por el inter\u00e9s de la asistencia del paciente, bien por ser el documento de respaldo jur\u00eddico de las actuaciones cl\u00ednicas, o por cada uno de los motivos enumerados en la Ley de autonom\u00eda del paciente (7). Como responsable de su custodia final en el Hospital, el Servicio de Archivos y Documentaci\u00f3n Cl\u00ednica tambi\u00e9n vela en esta labor de calidad de contenido. El problema surge con el creciente volumen documental y la diversificaci\u00f3n de sus formatos de presentaci\u00f3n. As\u00ed esta Comisi\u00f3n debe vigilar la homogeneidad de los documentos ante tan elevado n\u00famero de productores.<\/p>\n

Se entiende por calidad el nivel de excelencia que nuestra organizaci\u00f3n ha decidido imponer a nuestros servicios para satisfacer a los clientes. Entendiendo nuestros clientes aquellos que disfrutan de la informaci\u00f3n bien para realizar la asistencia al paciente, o bien para ser conocedores de su problema de salud. Por lo tanto esta exigencia nos obliga a vigilar por un sistema de prestaciones continuo en el tiempo y para todos los usuarios. Por eso es necesario conocer los resultados en t\u00e9rminos de efectividad y eficiencia, para poder responder donde se requiera y en el momento que se requiera. Exige una normalizaci\u00f3n de procesos, prospecci\u00f3n de flujos y de necesidades, conocimiento de los usuarios y de sus puestos de trabajo, planificaci\u00f3n de acciones informativas y auditorias de control.<\/span><\/p>\n

Es parad\u00f3jico que seamos conscientes de la gran importancia de la Historia Cl\u00ednica pero sin embargo el Servicio de Archivos, encargado de su gesti\u00f3n, sea el gran olvidado. Sus trabajadores asumen diariamente un duro trabajo f\u00edsico y una exigente metodolog\u00eda de organizaci\u00f3n, sobre todo en Hospitales como el nuestro con una media de 6000 movimientos diarios.<\/p>\n

En el \u00e1mbito de la administraci\u00f3n p\u00fablica sanitaria no existen categor\u00edas profesionales para englobar este personal. Est\u00e1 adscrito a grupo de auxiliar administrativo. Se precisa un periodo de adaptaci\u00f3n de 6 meses m\u00ednimo para el conocimiento de todas las materias que competen a la documentaci\u00f3n cl\u00ednica. Incluso se precisa unos cursos que se imparten internamente para el correcto desempe\u00f1o de las funciones.<\/p>\n

Existe una relaci\u00f3n directa entre eficiencia y calidad (8) por lo que cada vez existen m\u00e1s estudios cient\u00edficos de mejora de la calidad de los Archivos de Historias Cl\u00ednicas. Pero no hemos encontrado paralelismo en los diversos art\u00edculos que permitan realizar un comparativo y tener unos indicadores referencia comunes de contraste. No obstante pueden servir como base, los descritos en la gu\u00eda de gesti\u00f3n del los Servicios de Admisi\u00f3n y Documentaci\u00f3n Cl\u00ednica (9). Indistintamente de la comparaci\u00f3n entre centros, es importante una normalizaci\u00f3n dentro de la instituci\u00f3n y la racionalizaci\u00f3n de los procesos que simplifican los m\u00e9todos para ahorrar trabajo y tiempo de ejecuci\u00f3n (10).<\/p>\n

Estas normas conllevan ventajas econ\u00f3micas derivadas de la mejora de la calidad, as\u00ed como una mejor accesibilidad. Tambi\u00e9n se universaliza los problemas favoreciendo las b\u00fasquedas a soluciones globales. Pero no olvidemos la necesidad de un consenso para la elaboraci\u00f3n de las mismas, fruto de la consulta de los profesionales implicados tanto en la generaci\u00f3n como en el uso de la documentaci\u00f3n.<\/p>\n

Cuando la calidad esperada es coincidente con la calidad percibida podemos hablar de satisfacci\u00f3n. Debemos orientar nuestros esfuerzos a delimitar indicadores m\u00e9tricos cuantitativos y cualitativos del servicio (11).
\nAl ser el Servicio de Archivos una unidad esencial para el funcionamiento del resto de unidades hospitalarias, deben existir unos flujos documentales bien establecidos y delimitados en responsabilidades. As\u00ed la ley de protecci\u00f3n de datos (12) establece unos responsable de ficheros, de seguridad e implica a todos los actores en el circuito de la documentaci\u00f3n.<\/p>\n

Por lo tanto para pensar en un Servicio de Archivos que proporcione una prestaci\u00f3n de calidad supone dar pasos importantes como: formaci\u00f3n del personal, implantaci\u00f3n normativas ISO o procedimientos de calidad similares, cambio de cultura sobre el Archivo, panificaci\u00f3n de medios, especificaciones de las desviaciones y su correcci\u00f3n, y un desarrollo de los mecanismos de control.<\/p>\n

Con este art\u00edculo se pretende realizar un an\u00e1lisis descriptivo de la metodolog\u00eda utilizada para mejorar la revisi\u00f3n del contenido del Archivo de Historias Cl\u00ednicas del Hospital Universitario Ram\u00f3n y Cajal, as\u00ed como las deficiencias observadas en la auditor\u00eda interna realizada. Con se esto se pusieron las medidas correctoras para aproximarnos a un soporte de Excelencia hacia nuestros clientes.<\/p>\n

Material y M\u00e9todos<\/p>\n

El Hospital Universitario Ram\u00f3n y Cajal presta asistencia especializada a 552.559 ciudadanos, quienes representan el 8.51% de la poblaci\u00f3n madrile\u00f1a. En el a\u00f1o 2011 tuvo 34.866 altas de Hospitalizaci\u00f3n, 38.053 pacientes tratados en el hospital de d\u00eda y 1.006.313 de pacientes vistos en consultas externas. Esto nos da una idea de los movimientos de Historias Cl\u00ednicas que sufre el Servicio de Archivos.<\/p>\n

Por motivos organizativos y de espacio es Archivo est\u00e1 distribuido en dos plantas: Planta s\u00f3tano 3 izquierda donde se custodia los dossiers activos por un lado los radiol\u00f3gicos y en otro grupo de armarios la historia en papel. En la planta s\u00f3tano 5 se custodian aquellos dossiers con escasos movimientos tanto pasivos como \u00e9xitus, confinando en el mismo estante, placas radiol\u00f3gicas e historia.<\/p>\n

Cada trabajador es responsable del mantenimiento de zonas de archivado, divididas por grupos de numeraci\u00f3n seg\u00fan la metodolog\u00eda de archivado de tres d\u00edgitos terminales.<\/p>\n

Para llevar la labor de revisi\u00f3n se llev\u00f3 a cabo mediante un formulario organizado en dos partes: Una parte refleja el inventario y las acciones acometidas para mejorar la numeraci\u00f3n asignada a cada trabajador. La segunda parte refleja los errores encontrados en funci\u00f3n de la localizaci\u00f3n y estado en los sistemas de informaci\u00f3n.<\/p>\n

La revisi\u00f3n se realiz\u00f3 individualmente cada n\u00famero y apuntando en cada hoja de auditor\u00eda sus resultados. Cada numeraci\u00f3n se llev\u00f3 a cabo en la misma jornada laboral, puesto que es un Archivo con muchos movimientos y su estado es muy cambiante.<\/p>\n

Los \u00edtems evaluados fueron:<\/p>\n

– Aquellos que afectaban a su correcta ubicaci\u00f3n:<\/p>\n

\u2022 N\u00famero Historia Totales: para reflejar un inventar\u00edo total del activo
\n\u2022 N\u00famero Vac\u00edas: para reflejar aquellos pacientes, generalmente nuevos, que no han generado documentaci\u00f3n escrita. El porcentaje de historias sin documentaci\u00f3n se calcul\u00f3 sobre el activo.
\n\u2022 N\u00famero Historias para pasivizar (incluido dobles vol\u00famenes): Historias en activo que debieran pasar al pasivo.
\n\u2022 N\u00famero dobles vol\u00famenes (que se quedan en activo): inventario de historias que por su grosor es necesario haber hecho otro dossier para albergar la documentaci\u00f3n.
\n\u2022 N\u00famero de \u00e9xitus: Historias en activo que debieran pasar al archivo de \u00e9xitus<\/p>\n

– Aquellos \u00cdtems referentes al mantenimiento activo de las Historias.<\/p>\n

\u2022 N\u00famero Historias reparadas: Historias cuyo soporte f\u00edsico est\u00e1 deteriorado. Incluye acciones como cambio de carpeta contenedora, correcta identificaci\u00f3n, taladro y colocaci\u00f3n documentaci\u00f3n contenida, etc.
\n\u2022 N\u00famero Historias expurgadas (no incluidas las desdobladas): El protocolo de expurgo se define desde la Comisi\u00f3n de Historias Cl\u00ednicas
\n\u2022 N\u00famero Historias desdobladas: n\u00famero de historias que por su grosor se ha hecho otro dossier para albergar la documentaci\u00f3n.<\/p>\n

– Incidencias reflejadas al revisar los dosieres de un n\u00famero de digito terminal archivado:<\/p>\n

\u2022 N\u00famero Historias mal archivadas: Historias activas no archivadas en su secuencia y est\u00e1n fuera de su sitio.
\n\u2022 N\u00famero Historias mal ubicadas: Historias activas que son de otro archivo como del Pasivo o del archivo de \u00c9xitus.
\n\u2022 Sin recuperar: Historias reflejadas en el sistema de informaci\u00f3n de HP-HIS en otro Servicio, pero est\u00e1n en Archivos
\n\u2022 Extraviadas: Historias reflejadas en el sistema de informaci\u00f3n de HP-HIS que est\u00e1n en Archivos, pero no se encuentran en su sitio.
\n\u2022 Estado destruido err\u00f3neo: Historias reflejadas en el sistema de informaci\u00f3n de HP-HIS que est\u00e1n destruidas, pero est\u00e1n f\u00edsicamente en Archivos. El estado de destruido es debido a cambio de soporte (digitalizada) o bien por no tener contenido el dossier en mucho tiempo.
\n\u2022 Mal creada: Historias reflejadas en el sistema de informaci\u00f3n de HP-HIS que no est\u00e1n creadas, pero se encuentran f\u00edsicamente en Archivos.<\/p>\n

El criterio para pasivizar una historia se basa en aquellas que tras dos a\u00f1os no han sufrido ning\u00fan movimiento en el Servicio de Archivos. Este tipo de revisiones se realiza peri\u00f3dicamente y ante su cambio de estado se trasladan al archivo situado en la planta s\u00f3tano 5. Existen estudios donde el periodo de tiempo para pasivizar es superior pero es cuesti\u00f3n de espacio m\u00e1s que de est\u00e1ndar de tiempo.<\/p>\n

El criterio para desdoblar una historias en varios vol\u00famenes es que su grosor ha superado los 4 cm. de grosor. Aunque los f\u00e1stener de la carpeta permiten almacenar mayores tama\u00f1os es una cifra a partir de la cual empieza a ser inmanejable la historia por la gran cantidad de documentaci\u00f3n. Se cre\u00f3 un protocolo consensuado para determinar qu\u00e9 documentos deben permanecer en el primer volumen y cuales pasan al segundo o sucesivos. Se descart\u00f3 aquellos estudios cuyo n\u00famero de dobles vol\u00famenes por numeraci\u00f3n era igual a cero puesto que es indicativo de la digitalizaci\u00f3n de esa numeraci\u00f3n.<\/p>\n

Adicionalmente se registr\u00f3 el tiempo que lleva el trabajador en el Servicio de Archivos con el fin de establecer una relaci\u00f3n entre periodo de aprendizaje y errores cometidos. Al tener todos los trabajadores m\u00e1s de un a\u00f1o laboral en el Servicio no se pudieron agrupar por unidades de tiempo de aprendizaje muy cortas, as\u00ed que se hizo en periodos de \u201c0 a 24 meses\u201d, \u201c25 a 48 meses\u201d, \u201c49 a 96 meses\u201d y \u201cm\u00e1s de 97 meses\u201d.<\/p>\n

El an\u00e1lisis estad\u00edstico para la comparaci\u00f3n de medias entre grupos independientes se realiz\u00f3 a trav\u00e9s del modelo matem\u00e1tico An\u00e1lisis de la Varianza (ANOVA) para los criterios de normalidad. Para el an\u00e1lisis de las medias cuantitativas de distribuciones no normales se utiliz\u00f3 las pruebas no param\u00e9tricas de Kruskal-Wallis. Para todos los contrastes se adopt\u00f3 un nivel de significaci\u00f3n del 5%. Los an\u00e1lisis se realizaron con el SPSS ver. 15 para Windows.<\/span><\/p>\n

Resultados<\/p>\n

Desde que en el a\u00f1o 1993 se empez\u00f3 con la nueva numeraci\u00f3n se han creado en el Hospital 670.000 historias y sus correspondientes dossiers de radiolog\u00eda. Tras realizar el inventario de las historias activas se observa que suponen el 51, 21% respecto a la numeraci\u00f3n completa (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 5,81), el resto son pasivas y \u00e9xitus.<\/p>\n

Las historias activas que no han generado documentaci\u00f3n alcanzan un 13,54% (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 3,47%) en valores absolutos una media de 47,43 historias vac\u00edas por numeraci\u00f3n. Por el contrario el porcentaje de historias activas que ha precisado desdoblar en varios vol\u00famenes es del 3,49% (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 1,55%). Los valores de historias para llevar al archivo de pasivo y \u00e9xitus fueron de 8,1% (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 7,11) y 0,33% (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 0,43) respectivamente.<\/p>\n

Se compararon las medias de historias que estaban pendientes de pasivizar o de trasladar al archivo de \u00e9xitus, en funci\u00f3n de cada persona. Podemos aceptar la hip\u00f3tesis nula de que dichas medias no son iguales en las diferentes personas (ANOVA p<0,001). Al estudiar el n\u00famero de carpetas vac\u00edas y de dobles vol\u00famenes en relaci\u00f3n con las personas, podemos concluir que existen argumentos para establecer el n\u00famero de estos dossiers depende de cada persona. (Prueba de an\u00e1lisis de las varianzas ANOVA p<0,001)<\/p>\n

Si realizamos el mismo estudio en funci\u00f3n del tiempo que lleva trabajando cada persona en el Servicio de Archivos vemos que hay una clara relaci\u00f3n estad\u00edstica en los indicadores de porcentaje de historias activas (ANOVA p<0,001) cuyas medias seg\u00fan los grupos de tiempos trabajados son de \u201c0 a 24 meses\u201d 54,36% (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 5,95), \u201c25 a 48 meses\u201d 51,21% (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 5,96), \u201c49 a 96 meses\u201d 51,75% (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 5,56) y \u201cm\u00e1s de 97 meses\u201d 49,45% (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 4,44).<\/p>\n

En el estudio de carpetas vac\u00edas y estado en la numeraci\u00f3n por los grupos de tiempo trabajado observamos que hay diferencia significativa entre sus medias (ANOVA p<0,001) siendo el grupo que menos tiempo lleva en Archivos quien tiene menos carpetas vac\u00edas: media 10,80 dossiers (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 3,75) y el grupo que m\u00e1s carpetas que tiene vac\u00edas el de \u201cm\u00e1s de 97 meses\u201d con una media de 14,70 dossiers (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 2,57).<\/p>\n

Aunque estad\u00edsticamente no existe relaci\u00f3n del n\u00famero de historias para pasivizar y el tiempo que lleva trabajando el personal (ANOVA p=0,31), sin embargo se observa que en cuanto m\u00e1s tiempo trabajado en el Servicio de Archivos menos historias tiene que bajar al archivo pasivo. Las medias observadas son de \u201c0 a 24 meses\u201d 8,23 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 7,09), \u201c25 a 48 meses\u201d 7,27 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 6,29), \u201c49 a 96 meses\u201d 7,95 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 7,03) y \u201cm\u00e1s de 97 meses\u201d 6,40 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 4,79).<\/p>\n

Una vez analizados los mecanismos de mantenimiento tanto del espacio como en la calidad de las historias, pasamos a analizar las incidencias producidas por todas las situaciones posibles de extrav\u00edo de una historia.<\/p>\n

El error m\u00e1s frecuente que se comete es el de \u201cmal archivadas\u201d con una media del 0,21% de errores sobre la numeraci\u00f3n activa. Luego las \u201cmal ubicadas\u201d con una media del 0,20% de errores sobre la numeraci\u00f3n activa. Las \u201csin recuperar\u201d con un 0,19%, las extraviadas con el 0,09%, el \u201cestado destruido err\u00f3neo\u201d con un 0,02% y las menos frecuentes son las \u201cmal creadas\u201d con 0,007%<\/p>\n

En primer lugar analizamos el n\u00famero de historias mal archivadas. Se obtuvo un total de 230 incidencias, alcanzando un m\u00e1ximo de 20 en una misma numeraci\u00f3n. La media estuvo en 0,74 incidencias (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 1,679).<\/p>\n

Si comprobamos los errores de mal archivado en funci\u00f3n de las personas observamos que existen diferencias significativas estad\u00edsticamente entre ellas. (Prueba de Kruskal-Wallis p<0,001).<\/p>\n

Referente a las historias encontradas en otro archivo (mal ubicadas) encontramos un total de 217 errores, alcanzando un m\u00e1ximo de 16 en una misma numeraci\u00f3n. La media estuvo en 0,70 incidencias (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 1,498).<\/p>\n

El resto de errores de \u201csin recuperar\u201d, \u201cextraviadas\u201d, \u201cestado destruido err\u00f3neo\u201d y \u201cmal creada\u201d tuvieron una media de incidencias por numeraci\u00f3n de 0,68, 0,32, 0,08, y 0,03 respectivamente. En el estudio para ver si exist\u00eda correspondencia entre las personas y los errores se demostr\u00f3 esta relaci\u00f3n mediante las prueba de Kruskal-Wallis (\u201csin recuperar\u201d p=0.003, \u201cextraviadas\u201d p=0.028, \u201cestado destruido err\u00f3neo\u201d p=0.005, salvo en \u201cmal creada\u201d que no exist\u00eda relaci\u00f3n p=0.595.<\/p>\n

Al analizar los tipos de errores en funci\u00f3n del tiempo que llevan trabajando en el Servicio de archivos encontramos dos grupos. Los errores que dependen del archivado y los errores que dependen de reflejar el estado en los sistemas de informaci\u00f3n.<\/p>\n

Respecto a los errores de historias mal archivadas no encontramos diferencias estad\u00edsticamente significativas entre los diversos grupos de tiempo trabajado (prueba de Kruskal-Wallis p=0.002) cuyas medias fueron \u201c0 a 24 meses\u201d 0,68 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 0,84), \u201c25 a 48 meses\u201d 1,08 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 1,39), \u201c49 a 96 meses\u201d 0,56 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 0,89) y \u201cm\u00e1s de 97 meses\u201d 0,78 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 2,80)<\/p>\n

Igualmente se observa con los errores de \u201cmal ubicadas\u201d (prueba de Kruskal-Wallis p=0.002) y \u201csin recuperar\u201d (prueba de Kruskal-Wallis p<0.001)<\/p>\n

Al analizar los errores que dependen del cambio del estado en los sistemas de informaci\u00f3n observamos unas diferencias entre los grupos de tiempo trabajado. En los errores de \u201cestado destruido err\u00f3neo\u201d se puede afirmar que no hay una diferencia estad\u00edstica significativa (prueba de Kruskal-Wallis p=0.24) y con medias de \u201c0 a 24 meses\u201d 0,18 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 0,45), \u201c25 a 48 meses\u201d 0,08(desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 0,27), \u201c49 a 96 meses\u201d 0,07 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 0,25) y \u201cm\u00e1s de 97 meses\u201d 0,07 (desviaci\u00f3n est\u00e1ndar 0,30)<\/p>\n

La misma diferencia no estad\u00edsticamente significativa, la observamos en los errores de \u201cextraviadas\u201d y de \u201cmal creadas\u201d con resultados de la prueba de Kruskal-Wallis p=0.19 y p=0,24 respectivamente.<\/p>\n

Conclusiones<\/p>\n

De los datos observados podemos concluir que los valores absolutos encontrados en la revisi\u00f3n de historias para pasivizar y para archivar en la localizaci\u00f3n de \u00e9xitus, no aportan informaci\u00f3n puesto que dependen de la frecuencia que se realicen esta acci\u00f3n. Cada trabajador lo ha hecho en periodo de tiempos distintos.<\/p>\n

Sin embargo los valores relativos y agrupados por tiempo trabajado en el Servicio, indican que en cuanto m\u00e1s tiempo lleva el trabajador en el Servicio de Archivos, menos historias tienen que bajar al archivo pasivo, probablemente debido a que es una acci\u00f3n continua en el tiempo. Los m\u00e1s novatos han heredado numeraciones ya en mal estado y esta labor no la llevan al d\u00eda. Conduce adicionalmente a tener menos historias en el Archivo Activo, que es donde principalmente se desarrolla toda la acci\u00f3n del d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n

Las cifras de las Historias activas y sus datos de mantenimiento, no refleja un trabajo real puesto que esta pr\u00e1ctica se hace tambi\u00e9n d\u00eda a d\u00eda, pudiendo suceder que en el momento de la revisi\u00f3n no haya ninguna. Lo mismo sucede con las acciones encaminadas a mejorar la calidad del soporte de las historias cuyos valores aportados muy bajos.<\/p>\n

Aunque estos valores no aporten informaci\u00f3n nos ha servido para cumplir una metodolog\u00eda de trabajo.<\/p>\n

Respecto a las carpetas vac\u00edas que se tiene por numeraci\u00f3n, existe una relaci\u00f3n inversamente proporcional al tiempo trabajado. Probablemente tengan menos carpetas los novatos por acometer mejor las normas de destrucci\u00f3n de dossiers vac\u00edos que los veteranos.<\/p>\n

Los errores de archivado o el reflejo del estado en los sistemas de informaci\u00f3n, dependen de las personas. Al igual que hemos dicho en el apartado anterior, seg\u00fan la manera de trabajar de cada uno o lo responsable que sea de mantener la zona, influye al archivar y reflejar el estado del dossier.<\/p>\n

Los errores que dependen del registro en los sistemas de informaci\u00f3n, encontrados al realizar la revisi\u00f3n de las historias cl\u00ednicas, se comenten igualmente por todo el personal en la misma proporci\u00f3n, independientemente del tiempo que lleven en el Servicio. L\u00f3gicamente una vez hayan superado el periodo de aprendizaje considerado a partir del a\u00f1o de trabajo. Sin embargo los errores derivados del buen archivado, si var\u00edan en funci\u00f3n del tiempo trabajado, siendo m\u00e1s frecuentes los errores en aquellos trabajadores que llevan menos tiempo.<\/p>\n

Por lo tanto, se recomienda no realizar cambios continuos de este personal puesto que se ha demostrado que el periodo de aprendizaje es fundamental para mantener organizada el \u00e1rea y cometer menos errores. Los datos obtenidos nos pueden servir como instrumento para justificar la no temporalidad en la contrataci\u00f3n del personal (5).<\/span><\/p>\n

La principal medida a tomar para llegar a la excelencia al Servicio de Archivos y documentaci\u00f3n es la frecuencia con la que se realiza la revisi\u00f3n. Es deseable que sea periodos cortos pero debido a la alta carga de trabajo, se ha puesto como objetivo la revisi\u00f3n semestral, dando resultados satisfactorios.<\/p>\n

Para subsanar los casos de las historias mal archivadas se estableci\u00f3 un protocolo de b\u00fasqueda especial. Tambi\u00e9n las revisiones e inventarios del activo subsanan estos errores.<\/p>\n

Es necesario un sistema de informaci\u00f3n que permita lanzar listados organizados por ubicaci\u00f3n y situaci\u00f3n del pr\u00e9stamo del dossier con el fin de comprobar f\u00edsicamente el inventario de las historias en el Archivo. Simplemente con esta medida se detectan muchos errores subsanados con un simple cambio de estado en los sistemas de informaci\u00f3n.<\/p>\n

La monitorizaci\u00f3n de estos mismos errores en el tiempo es el siguiente paso para poder evaluar la eficacia de las medidas correctoras. Hasta ahora se realizaban revisiones sin medici\u00f3n de resultados, simplemente se apuntaban los errores cr\u00edticos y los n\u00fameros de historias para darle soluci\u00f3n, pero sin tener una visi\u00f3n global de una gesti\u00f3n de calidad.<\/p>\n

El conocimiento de d\u00f3nde se producen las incidencias ha hecho que se creen manuales y protocolos para uniformizar la forma de trabajo (8).Esta condici\u00f3n no limita la innovaci\u00f3n del trabajador sino optimiza la sabidur\u00eda de todos los trabajadores. Por eso los protocolos para llevar a cabo diversas acciones han sido confeccionados mediante la intervenci\u00f3n del Jefe de Servicio, los mandos intermedios y un peque\u00f1o comit\u00e9 que representaba a los trabajadores. Una vez puesto en com\u00fan todos los puntos de vista se imprimi\u00f3 unas gu\u00edas que serv\u00edan como referencia a la hora de abordar los trabajos diarios (4). Ser\u00e1 necesario un estudio en el tiempo para evaluar su eficacia.<\/p>\n

Al involucrar a los trabajadores se establece la figura de l\u00edder y la motivaci\u00f3n del personal (5). Junto con un mayor espacio organizado transmite una sensaci\u00f3n de orden que fomenta el ambiente laboral y un mayor rigor en la gesti\u00f3n del Servicio. Se produce un incremento en la responsabilidad y un sentido de pertenencia del trabajador a la organizaci\u00f3n ya que comparten objetivos comunes.<\/p>\n

Este estudio hace referencia a la Historia Cl\u00ednica una vez depositada en el archivador correspondiente, pero ser\u00eda conveniente realizar un estudio m\u00e1s completo que abarque todo el flujo de esta documentaci\u00f3n. Existen estudios que eval\u00faan el indicador de historias no suministradas (flujo de salida) que tienen un alto inter\u00e9s para los facultativos (8). No olvidemos que nuestros clientes son tanto los pacientes como el personal cl\u00ednico que los atiende.<\/p>\n

El objetivo principal de esta revisi\u00f3n fue garantizar la disponibilidad de la documentaci\u00f3n cl\u00ednica necesaria para la pr\u00e1ctica asistencial, la investigaci\u00f3n y la gesti\u00f3n hospitalaria (9). Pero adem\u00e1s el no realizarla puede suponer negligencia en la responsabilidad de custodia y conservaci\u00f3n que tiene el Servicio de Archivos.<\/p>\n

Como cualquier metodolog\u00eda de trabajo nos sirve para aprender (13). Al analizar los datos del formulario dise\u00f1ado para la recogida de informaci\u00f3n, nos hemos dado cuenta que hay ciertos indicadores que no pueden ser analizados en un punto del tiempo, sino tiene que ser en un periodo. Al igual que otros son \u00fanicamente v\u00e1lidos para un corte transversal en el tiempo.<\/p>\n

La medici\u00f3n de indicadores, documentaci\u00f3n de procesos, metodolog\u00eda de trabajo y publicaci\u00f3n de gu\u00edas son pasos necesarios previos a la certificaci\u00f3n (5). Una vez acometidas estas fases lo coherente ser\u00eda la certificaci\u00f3n ISO puesto que aunque los trabajadores tienen el concepto en una cultura de calidad, es gratificante que un organismo oficial lo corrobore.<\/p>\n

Coincidimos con la afirmaci\u00f3n llevada a cabo por m\u00e1s autores, que en una \u00e9poca donde los recursos econ\u00f3micos y materiales escasean, la conservaci\u00f3n de la Historia cl\u00ednica depende de la concienciaci\u00f3n de los recursos humanos m\u00e1s que de los medios existentes (6).<\/p>\n

Se observa que a medida que mejor organizado est\u00e9 el Servicio de Archivos, menos errores se cometen. El caos conlleva m\u00e1s caos. Un Servicio Excelente produce una mayor motivaci\u00f3n en los trabajadores y minimiza los tiempos en realizar las acciones.<\/p>\n

Bibliograf\u00eda.<\/strong><\/span><\/p>\n

1. Ramos-L\u00f3pez JM, Cuch\u00ed Alfaro M, Gil Santiago A. La historia cl\u00ednica digital en el entorno del Decreto de Libertad de Elecci\u00f3n. Revistae Salud. 2011;7(26).
\n2. Fuster Ruiz F. Archiv\u00edstica, archivo, documento de archivo… Necesidad de clarificar los conceptos. Anales de Documentaci\u00f3n. 1999;2:103-20.
\n3. Rodr\u00edguez Mart\u00edn C, Moro Cabero M. Certificaci\u00f3n de calidad en los archivos. An\u00e1lisis y prospectiva. Revista Espa\u00f1ola de Documentaci\u00f3n cient\u00edfica. 2011;34(3):447-60.
\n4. Moro Cabero M. El archivo de empresa: un recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management). Revista general de informaci\u00f3n y documentaci\u00f3n. 1997;7(2):257-75.
\n5. Sim\u00f3n Mart\u00edn J, Flores Varela C. Impacto de la implantaci\u00f3n de la norma ISO 9001: 2000 en el Archivo General de la Universidad Complutense de Madrid. Revista espa\u00f1ola de documentaci\u00f3n cient\u00edfica. 2010;33(1):127-43.
\n6. Hern\u00e1ndez YR, Fern\u00e1ndez EM, Mart\u00edn NA, Valdivia GG, Gonz\u00e1lez MM, Salabarr\u00eda SG. La conservaci\u00f3n preventiva: una acci\u00f3n eficiente para combatir los agresores del patrimonio documental en los centros de informaci\u00f3n. Gaceta M\u00e9dica Espirituana. 2009;11(3):3-9.
\n7. Ley b\u00e1sica 41\/2002, de 14 de noviembre, reguladora de la autonom\u00eda del paciente y de derechos y obligaciones en materia de informaci\u00f3n y documentaci\u00f3n cl\u00ednica. B.O.E. 274, (2002).
\n8. Tejedor Fern\u00e1ndez M, Aljama Alc\u00e1ntara M, Delgado Jim\u00e9nez C, Morilla Aceijas F, Paz Le\u00f3n U, Ruiz T\u00e1rraga R. Programa de calidad en un archivo de historias cl\u00ednicas. Papeles Medicos. 2001;11(3):107-12.
\n9. Salud MdSyCINdl. Guia de Gesti\u00f3n de los Servicios de Admisi\u00f3n y Documentaci\u00f3n Cl\u00ednica
\nhttp:\/\/sedom.es\/wp-content\/themes\/sedom\/documentos\/guia_sadc_definitiva.pdf2000 [3 septiembre 2012].
\n10. Bonal Zazo JL. La normalizaci\u00f3n: base del an\u00e1lisis documental en los archivos. Scire. 2000;6(1):55-75.
\n11. Ramos-L\u00f3pez JM, Cuch\u00ed Alfaro M, Pinillos Mart\u00edn JM. Gesti\u00f3n del tiempo en el personal no sanitario: Una asignatura pendiente. Papeles M\u00e9dicos. 2010;19(3):37-43.
\n12. Ley Org\u00e1nica 15\/1999, de 13 de diciembre, de Protecci\u00f3n de Datos de Car\u00e1cter Personal. B.O.E. 298, (1999).
\n13. Ramos-L\u00f3pez JM, Cuch\u00ed Alfaro M, Pinillos Mart\u00edn JM. Digitalizaci\u00f3n administrativa de gesti\u00f3n de pacientes. Hacia un hospital sin papeles. Todo hospital. 2010;263:39-42.<\/p>\n

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Prioridades en la auditor\u00eda de calidad de un Archivo de Historias Cl\u00ednicas La eficiencia es una de las estrategias actuales de la pol\u00edtica sanitaria donde los ajustes obligan a innovar para rentabilizar los recursos existentes. Adem\u00e1s es una exigencia de los pacientes que depositan el cuidado de su salud en nuestras instituciones.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[104,129],"tags":[15906,2254,15909,2253,15908,15907],"class_list":["post-66750","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-gestion-sanitaria","category-medicina-forense-legal","tag-archivos-de-historias-clinicas","tag-documentacion","tag-gestion-de-la-informacion","tag-historia-clinica","tag-organizacion-y-administracion","tag-programa-de-calidad","no-featured-image-padding"],"acf":[],"yoast_head":"\nPrioridades en la auditor\u00eda de calidad de un Archivo de Historias Cl\u00ednicas<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Prioridades en la auditor\u00eda de calidad de un Archivo de Historias Cl\u00ednicas La eficiencia es una de las 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