Adicionalmente se registró el tiempo que lleva el trabajador en el Servicio de Archivos con el fin de establecer una relación entre periodo de aprendizaje y errores cometidos. Al tener todos los trabajadores más de un año laboral en el Servicio no se pudieron agrupar por unidades de tiempo de aprendizaje muy cortas, así que se hizo en periodos de “0 a 24 meses”, “25 a 48 meses”, “49 a 96 meses” y “más de 97 meses”.
El análisis estadístico para la comparación de medias entre grupos independientes se realizó a través del modelo matemático Análisis de la Varianza (ANOVA) para los criterios de normalidad. Para el análisis de las medias cuantitativas de distribuciones no normales se utilizó las pruebas no paramétricas de Kruskal-Wallis. Para todos los contrastes se adoptó un nivel de significación del 5%. Los análisis se realizaron con el SPSS ver. 15 para Windows.
Resultados
Desde que en el año 1993 se empezó con la nueva numeración se han creado en el Hospital 670.000 historias y sus correspondientes dossiers de radiología. Tras realizar el inventario de las historias activas se observa que suponen el 51, 21% respecto a la numeración completa (desviación estándar 5,81), el resto son pasivas y éxitus.
Las historias activas que no han generado documentación alcanzan un 13,54% (desviación estándar 3,47%) en valores absolutos una media de 47,43 historias vacías por numeración. Por el contrario el porcentaje de historias activas que ha precisado desdoblar en varios volúmenes es del 3,49% (desviación estándar 1,55%). Los valores de historias para llevar al archivo de pasivo y éxitus fueron de 8,1% (desviación estándar 7,11) y 0,33% (desviación estándar 0,43) respectivamente.
Se compararon las medias de historias que estaban pendientes de pasivizar o de trasladar al archivo de éxitus, en función de cada persona. Podemos aceptar la hipótesis nula de que dichas medias no son iguales en las diferentes personas (ANOVA p<0,001). Al estudiar el número de carpetas vacías y de dobles volúmenes en relación con las personas, podemos concluir que existen argumentos para establecer el número de estos dossiers depende de cada persona. (Prueba de análisis de las varianzas ANOVA p<0,001)
Si realizamos el mismo estudio en función del tiempo que lleva trabajando cada persona en el Servicio de Archivos vemos que hay una clara relación estadística en los indicadores de porcentaje de historias activas (ANOVA p<0,001) cuyas medias según los grupos de tiempos trabajados son de “0 a 24 meses” 54,36% (desviación estándar 5,95), “25 a 48 meses” 51,21% (desviación estándar 5,96), “49 a 96 meses” 51,75% (desviación estándar 5,56) y “más de 97 meses” 49,45% (desviación estándar 4,44).
En el estudio de carpetas vacías y estado en la numeración por los grupos de tiempo trabajado observamos que hay diferencia significativa entre sus medias (ANOVA p<0,001) siendo el grupo que menos tiempo lleva en Archivos quien tiene menos carpetas vacías: media 10,80 dossiers (desviación estándar 3,75) y el grupo que más carpetas que tiene vacías el de “más de 97 meses” con una media de 14,70 dossiers (desviación estándar 2,57).
Aunque estadísticamente no existe relación del número de historias para pasivizar y el tiempo que lleva trabajando el personal (ANOVA p=0,31), sin embargo se observa que en cuanto más tiempo trabajado en el Servicio de Archivos menos historias tiene que bajar al archivo pasivo. Las medias observadas son de “0 a 24 meses” 8,23 (desviación estándar 7,09), “25 a 48 meses” 7,27 (desviación estándar 6,29), “49 a 96 meses” 7,95 (desviación estándar 7,03) y “más de 97 meses” 6,40 (desviación estándar 4,79).
Una vez analizados los mecanismos de mantenimiento tanto del espacio como en la calidad de las historias, pasamos a analizar las incidencias producidas por todas las situaciones posibles de extravío de una historia.
El error más frecuente que se comete es el de “mal archivadas” con una media del 0,21% de errores sobre la numeración activa. Luego las “mal ubicadas” con una media del 0,20% de errores sobre la numeración activa. Las “sin recuperar” con un 0,19%, las extraviadas con el 0,09%, el “estado destruido erróneo” con un 0,02% y las menos frecuentes son las “mal creadas” con 0,007%
En primer lugar analizamos el número de historias mal archivadas. Se obtuvo un total de 230 incidencias, alcanzando un máximo de 20 en una misma numeración. La media estuvo en 0,74 incidencias (desviación estándar 1,679).
Si comprobamos los errores de mal archivado en función de las personas observamos que existen diferencias significativas estadísticamente entre ellas. (Prueba de Kruskal-Wallis p<0,001).
Referente a las historias encontradas en otro archivo (mal ubicadas) encontramos un total de 217 errores, alcanzando un máximo de 16 en una misma numeración. La media estuvo en 0,70 incidencias (desviación estándar 1,498).
El resto de errores de “sin recuperar”, “extraviadas”, “estado destruido erróneo” y “mal creada” tuvieron una media de incidencias por numeración de 0,68, 0,32, 0,08, y 0,03 respectivamente. En el estudio para ver si existía correspondencia entre las personas y los errores se demostró esta relación mediante las prueba de Kruskal-Wallis (“sin recuperar” p=0.003, “extraviadas” p=0.028, “estado destruido erróneo” p=0.005, salvo en “mal creada” que no existía relación p=0.595.
Al analizar los tipos de errores en función del tiempo que llevan trabajando en el Servicio de archivos encontramos dos grupos. Los errores que dependen del archivado y los errores que dependen de reflejar el estado en los sistemas de información.
Respecto a los errores de historias mal archivadas no encontramos diferencias estadísticamente significativas entre los diversos grupos de tiempo trabajado (prueba de Kruskal-Wallis p=0.002) cuyas medias fueron “0 a 24 meses” 0,68 (desviación estándar 0,84), “25 a 48 meses” 1,08 (desviación estándar 1,39), “49 a 96 meses” 0,56 (desviación estándar 0,89) y “más de 97 meses” 0,78 (desviación estándar 2,80)
Igualmente se observa con los errores de “mal ubicadas” (prueba de Kruskal-Wallis p=0.002) y “sin recuperar” (prueba de Kruskal-Wallis p<0.001)
Al analizar los errores que dependen del cambio del estado en los sistemas de información observamos unas diferencias entre los grupos de tiempo trabajado. En los errores de “estado destruido erróneo” se puede afirmar que no hay una diferencia estadística significativa (prueba de Kruskal-Wallis p=0.24) y con medias de “0 a 24 meses” 0,18 (desviación estándar 0,45), “25 a 48 meses” 0,08(desviación estándar 0,27), “49 a 96 meses” 0,07 (desviación estándar 0,25) y “más de 97 meses” 0,07 (desviación estándar 0,30)
La misma diferencia no estadísticamente significativa, la observamos en los errores de “extraviadas” y de “mal creadas” con resultados de la prueba de Kruskal-Wallis p=0.19 y p=0,24 respectivamente.
Conclusiones
De los datos observados podemos concluir que los valores absolutos encontrados en la revisión de historias para pasivizar y para archivar en la localización de éxitus, no aportan información puesto que dependen de la frecuencia que se realicen esta acción. Cada trabajador lo ha hecho en periodo de tiempos distintos.
Sin embargo los valores relativos y agrupados por tiempo trabajado en el Servicio, indican que en cuanto más tiempo lleva el trabajador en el Servicio de Archivos, menos historias tienen que bajar al archivo pasivo, probablemente debido a que es una acción continua en el tiempo. Los más novatos han heredado numeraciones ya en mal estado y esta labor no la llevan al día. Conduce adicionalmente a tener menos historias en el Archivo Activo, que es donde principalmente se desarrolla toda la acción del día a día.
Las cifras de las Historias activas y sus datos de mantenimiento, no refleja un trabajo real puesto que esta práctica se hace también día a día, pudiendo suceder que en el momento de la revisión no haya ninguna. Lo mismo sucede con las acciones encaminadas a mejorar la calidad del soporte de las historias cuyos valores aportados muy bajos.
Aunque estos valores no aporten información nos ha servido para cumplir una metodología de trabajo.
Respecto a las carpetas vacías que se tiene por numeración, existe una relación inversamente proporcional al tiempo trabajado. Probablemente tengan menos carpetas los novatos por acometer mejor las normas de destrucción de dossiers vacíos que los veteranos.
Los errores de archivado o el reflejo del estado en los sistemas de información, dependen de las personas. Al igual que hemos dicho en el apartado anterior, según la manera de trabajar de cada uno o lo responsable que sea de mantener la zona, influye al archivar y reflejar el estado del dossier.
Los errores que dependen del registro en los sistemas de información, encontrados al realizar la revisión de las historias clínicas, se comenten igualmente por todo el personal en la misma proporción, independientemente del tiempo que lleven en el Servicio. Lógicamente una vez hayan superado el periodo de aprendizaje considerado a partir del año de trabajo. Sin embargo los errores derivados del buen archivado, si varían en función del tiempo trabajado, siendo más frecuentes los errores en aquellos trabajadores que llevan menos tiempo.
Por lo tanto, se recomienda no realizar cambios continuos de este personal puesto que se ha demostrado que el periodo de aprendizaje es fundamental para mantener organizada el área y cometer menos errores. Los datos obtenidos nos pueden servir como instrumento para justificar la no temporalidad en la contratación del personal (5).
La principal medida a tomar para llegar a la excelencia al Servicio de Archivos y documentación es la frecuencia con la que se realiza la revisión. Es deseable que sea periodos cortos pero debido a la alta carga de trabajo, se ha puesto como objetivo la revisión semestral, dando resultados satisfactorios.
Para subsanar los casos de las historias mal archivadas se estableció un protocolo de búsqueda especial. También las revisiones e inventarios del activo subsanan estos errores.
Es necesario un sistema de información que permita lanzar listados organizados por ubicación y situación del préstamo del dossier con el fin de comprobar físicamente el inventario de las historias en el Archivo. Simplemente con esta medida se detectan muchos errores subsanados con un simple cambio de estado en los sistemas de información.
La monitorización de estos mismos errores en el tiempo es el siguiente paso para poder evaluar la eficacia de las medidas correctoras. Hasta ahora se realizaban revisiones sin medición de resultados, simplemente se apuntaban los errores críticos y los números de historias para darle solución, pero sin tener una visión global de una gestión de calidad.
El conocimiento de dónde se producen las incidencias ha hecho que se creen manuales y protocolos para uniformizar la forma de trabajo (8).Esta condición no limita la innovación del trabajador sino optimiza la sabiduría de todos los trabajadores. Por eso los protocolos para llevar a cabo diversas acciones han sido confeccionados mediante la intervención del Jefe de Servicio, los mandos intermedios y un pequeño comité que representaba a los trabajadores. Una vez puesto en común todos los puntos de vista se imprimió unas guías que servían como referencia a la hora de abordar los trabajos diarios (4). Será necesario un estudio en el tiempo para evaluar su eficacia.
Al involucrar a los trabajadores se establece la figura de líder y la motivación del personal (5). Junto con un mayor espacio organizado transmite una sensación de orden que fomenta el ambiente laboral y un mayor rigor en la gestión del Servicio. Se produce un incremento en la responsabilidad y un sentido de pertenencia del trabajador a la organización ya que comparten objetivos comunes.
Este estudio hace referencia a la Historia Clínica una vez depositada en el archivador correspondiente, pero sería conveniente realizar un estudio más completo que abarque todo el flujo de esta documentación. Existen estudios que evalúan el indicador de historias no suministradas (flujo de salida) que tienen un alto interés para los facultativos (8). No olvidemos que nuestros clientes son tanto los pacientes como el personal clínico que los atiende.
El objetivo principal de esta revisión fue garantizar la disponibilidad de la documentación clínica necesaria para la práctica asistencial, la investigación y la gestión hospitalaria (9). Pero además el no realizarla puede suponer negligencia en la responsabilidad de custodia y conservación que tiene el Servicio de Archivos.
Como cualquier metodología de trabajo nos sirve para aprender (13). Al analizar los datos del formulario diseñado para la recogida de información, nos hemos dado cuenta que hay ciertos indicadores que no pueden ser analizados en un punto del tiempo, sino tiene que ser en un periodo. Al igual que otros son únicamente válidos para un corte transversal en el tiempo.
La medición de indicadores, documentación de procesos, metodología de trabajo y publicación de guías son pasos necesarios previos a la certificación (5). Una vez acometidas estas fases lo coherente sería la certificación ISO puesto que aunque los trabajadores tienen el concepto en una cultura de calidad, es gratificante que un organismo oficial lo corrobore.
Coincidimos con la afirmación llevada a cabo por más autores, que en una época donde los recursos económicos y materiales escasean, la conservación de la Historia clínica depende de la concienciación de los recursos humanos más que de los medios existentes (6).
Se observa que a medida que mejor organizado esté el Servicio de Archivos, menos errores se cometen. El caos conlleva más caos. Un Servicio Excelente produce una mayor motivación en los trabajadores y minimiza los tiempos en realizar las acciones.
Bibliografía.
1. Ramos-López JM, Cuchí Alfaro M, Gil Santiago A. La historia clínica digital en el entorno del Decreto de Libertad de Elección. Revistae Salud. 2011;7(26).
2. Fuster Ruiz F. Archivística, archivo, documento de archivo… Necesidad de clarificar los conceptos. Anales de Documentación. 1999;2:103-20.
3. Rodríguez Martín C, Moro Cabero M. Certificación de calidad en los archivos. Análisis y prospectiva. Revista Española de Documentación científica. 2011;34(3):447-60.
4. Moro Cabero M. El archivo de empresa: un recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management). Revista general de información y documentación. 1997;7(2):257-75.
5. Simón Martín J, Flores Varela C. Impacto de la implantación de la norma ISO 9001: 2000 en el Archivo General de la Universidad Complutense de Madrid. Revista española de documentación científica. 2010;33(1):127-43.
6. Hernández YR, Fernández EM, Martín NA, Valdivia GG, González MM, Salabarría SG. La conservación preventiva: una acción eficiente para combatir los agresores del patrimonio documental en los centros de información. Gaceta Médica Espirituana. 2009;11(3):3-9.
7. Ley básica 41/2002, de 14 de noviembre, reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. B.O.E. 274, (2002).
8. Tejedor Fernández M, Aljama Alcántara M, Delgado Jiménez C, Morilla Aceijas F, Paz León U, Ruiz Tárraga R. Programa de calidad en un archivo de historias clínicas. Papeles Medicos. 2001;11(3):107-12.
9. Salud MdSyCINdl. Guia de Gestión de los Servicios de Admisión y Documentación Clínica
http://sedom.es/wp-content/themes/sedom/documentos/guia_sadc_definitiva.pdf2000 [3 septiembre 2012].
10. Bonal Zazo JL. La normalización: base del análisis documental en los archivos. Scire. 2000;6(1):55-75.
11. Ramos-López JM, Cuchí Alfaro M, Pinillos Martín JM. Gestión del tiempo en el personal no sanitario: Una asignatura pendiente. Papeles Médicos. 2010;19(3):37-43.
12. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. B.O.E. 298, (1999).
13. Ramos-López JM, Cuchí Alfaro M, Pinillos Martín JM. Digitalización administrativa de gestión de pacientes. Hacia un hospital sin papeles. Todo hospital. 2010;263:39-42.